Hoe doe je alles tegelijk?
tips & tricks
Op verjaardagen, netwerkbijeenkomsten, of zelfs tijdens het uitlaten van de hond krijg ik regelmatig dezelfde vraag: “En wat doe jij voor werk?”
Wanneer ik uitleg dat ik in feite een online persoonlijk assistent ben voor meerdere mensen tegelijkertijd (want VEA klinkt vaak wat ingewikkeld), is de reactie bijna altijd: “Oh, wat leuk, al dat regelen! Maar hoe doe je dat dan, als je tegelijk iets voor A én voor B moet doen?” Oftewel: hoe doe je alles tegelijk?
De kern van dit vak is simpel: je opdrachtgevers moeten altijd het gevoel hebben dat zij jouw enige klant zijn. Zij moeten het idee hebben dat ze je altijd kunnen bereiken, zonder ooit na te denken of je beschikbaar bent.
Sinds de tweeling er is, werk ik niet meer op woensdag. Op die dag neemt een collega-VEA mijn werk over. Toch word ik op woensdagen nog regelmatig gebeld door een opdrachtgever met de vraag of ik ‘even snel iets kan regelen’. Vaak hoor ik dan na een paar seconden: “Oh ja, jij werkt vandaag niet, hè?” (zeker als ze babygeluiden op de achtergrond horen). Mijn reactie blijft altijd hetzelfde: “Maak je geen zorgen, ik regel het.” Voor mijn opdrachtgevers draait het niet om mijn beschikbaarheid, maar om hun gemak. Mijn doel is altijd om hen volledig te ontzorgen.
Spoedgevallen komen gelukkig zelden precies op hetzelfde moment. Mocht dat toch gebeuren, dan is het fijn om een netwerk van collega-VEA’s te hebben die je kan inschakelen en die jou snel kunnen helpen bij een spoedopdracht.
Voor al het andere geldt: goede planning is key. Ik noteer álles wat ik moet onthouden, tot in de kleinste details, zodat ik het niet door elkaar haal of in de war raak. Iedere opdrachtgever heeft een eigen pagina in mijn ‘Notities’-app op mijn MacBook, die ik heb vastgepind. Hier zet ik losse aantekeningen die ik snel kwijt moet.
Later werk ik die uit in Notion, waar ik voor elke opdrachtgever een eigen ‘Wikipedia-pagina’ en een ‘planner overview’ heb gemaakt. Hier staat alles: taken, deadlines, en prioriteiten. Zo weet ik elke dag precies wat ik moet doen en wanneer het af moet zijn.
Maar echt, hoe doe je alles tegelijk?
Het is inefficiënt om constant te schakelen tussen taken. Eerst een opdracht voor A, dan voor B, dan iets kleins voor D, en vervolgens weer terug naar A? Dat werkt niet. Ik plan mijn werk in blokken en focus zoveel mogelijk op één opdrachtgever tegelijk, bijvoorbeeld een uur lang alleen voor A.
Natuurlijk, als C mij tussendoor belt met een nieuwe taak, noteer ik dat snel in mijn notities en ga ik verder met waar ik mee bezig was. Eén ding blijft belangrijk: ik neem altijd op als een opdrachtgever belt. Want C hoeft niet te weten dat ik op dat moment bezig ben met een taak
Focus in blokken
Word onderdeel van de community
Blijf op de hoogte van de nieuwste tips, tools en inspiratie om je VA-werk te transformeren naar een VEA-niveau.
Meld je aan voor de nieuwsbrief
