Waarom de agenda zo belangrijk is

Een goed georganiseerde agenda maakt of breekt de dag. Alles draait om tijd, en die tijd is voor iedereen kostbaar. We hebben het allemaal druk en slechts 24 uur in een dag. Jouw opdrachtgever rekent op jou om die tijd efficiënt in te delen, zonder onnodige stress of inefficiënties qua reistijd en locaties.

Een gestroomlijnde dag

Sluiten afspraken logisch op elkaar aan, of is er bewust ruimte tussen gelaten, indien gewenst? Staat er altijd een uitloopblok na een lunchafspraak, zodat je opdrachtgever nooit gehaast hoeft af te ronden? Is er voldoende reistijd ingepland, inclusief wat extra tijd voor files, parkeren of een kort toiletbezoek?

Staat er duidelijk in de agenda vermeldt of een afspraak online is of op locatie en zo ja, waar precies? Heb je van tevoren een parkeerplek gereserveerd op kenteken waardoor de slagboom automatisch opengaat en waar moet hij/zij zich vervolgens melden? Belangrijke details die je in de agenda kan noteren. Heb je voldoende focusblokken ingepland voor het voorbereiden van taken of meetings voor de week daarop? En vergeet de persoonlijke afspraken niet: van verjaardagen tot een tienminutengesprek op de basisschool. Zelfs het plannen van extra reistijd, omdat je weet dat parkeren niet makkelijk is bij de basisschool, helpt stress voor je opdrachtgever voorkomen.

Denk in details

Een groot deel van dit werk draait om vooruitdenken. Zie je bijvoorbeeld een e-mail van HR voorbijkomen over evaluatiegesprekken in november? Zet nu alvast voorbereidingstijd in de agenda voor oktober. Zo voorkom je dat je opdrachtgever in drukke weken ’s avonds nog snel iets moet voorbereiden. 

Vooruitdenken en vooruit plannen. Door de agenda zorgvuldig te ‘vullen’, creëer je rust, overzicht en een efficiente werkdag. En dat maakt jouw werk niet alleen onmisbaar, maar ook ontzettend waardevol.

Denk vooruit